Jolanda, Partner & Adviseur bij Simonse & Geus helpt dagelijks ondernemers om hun administratieve processen te verbeteren: “De afgelopen jaren heb ik gezien hoe bedrijven steeds vaker overstappen naar elektronische facturatie (e-invoicing). Het is een flinke verandering voor veel ondernemers, maar de voordelen zijn enorm”.   

Met de komst van ViDA (VAT in the Digital Age) wordt e-invoicing binnenkort verplicht in de Europese Unie en Jolanda ziet dit als een kans voor bedrijven om hun processen te stroomlijnen en te profiteren van de digitalisering: “De meeste ondernemers die ik begeleid, beginnen met e-invoicing omdat ze efficiënter willen gaan werken. Maar nu de regelgeving rondom ViDA strenger wordt, is het tijd voor iedereen om na te denken over de overstap”.  

In België geldt de verplichting al vanaf 1 januari 2026, en in Nederland vanaf 2028. Dat lijkt misschien nog ver weg, maar het is belangrijk om niet te wachten tot het laatste moment.  

Jolanda biedt graag een kijkje achter de schermen en deelt enkele praktische tips over hoe zij ondernemers begeleidt in de voorbereiding op deze veranderingen. 

1. Begin op tijd met Peppol

Veel ondernemers weten niet dat Peppol hét netwerk is voor veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van e-facturen. Steeds meer landen, waaronder België, gebruiken Peppol als de standaard voor elektronische facturatie.  

Tip: Mijn advies is om direct te controleren of je facturatiesoftware al is aangesloten op Peppol. Is dat nog niet het geval, dan kan ik je helpen om de juiste stappen te zetten. Wacht niet tot 2026 of 2028, want de implementatie kan tijd kosten. Verzorgt Simonse & Geus je administratie? Dan ben je uiteraard al aangesloten op dit netwerk via onze slimme softwareoplossingen. 

2. Zorg dat je software klaar is voor e-invoicing

Veel bedrijven gebruiken al een ERP- of facturatiesysteem, maar niet alle systemen kunnen elektronische facturen in het UBL- of XML-formaat verwerken. Het mooie van deze gestructureerde formaten is dat ze automatisch ingelezen kunnen worden door boekhoudprogramma’s, zonder dat er handmatige invoer nodig is. Voor de meeste bedrijven betekent dit dat ze sneller kunnen factureren en minder fouten maken.  

Mijn tip: controleer nu of jouw software klaar is voor e-invoicing, en zo niet, kijk welke upgrades nodig zijn. 

3. Automatiseer waar mogelijk

Een van de grootste voordelen van e-invoicing is de mogelijkheid om processen te automatiseren. Bedrijven die Jolanda helpt, merken al snel dat ze veel tijd besparen door facturen automatisch te versturen en in te boeken. Dit leidt vaak tot snellere betaling van facturen, wat natuurlijk prettig is voor de cashflow.  

Tip: Ik raad ondernemers altijd aan om niet alleen het facturatieproces, maar ook andere administratieve taken te automatiseren, zoals het inkoopproces. Ook op dit gebied zijn er vaak aanzienlijke voordelen te behalen, waardoor je efficiënter en sneller kunt werken. 

4. Werk samen met je leveranciers en klanten

E-invoicing werkt het beste als iedereen in de keten meedoet. Het heeft geen zin om digitale facturen te sturen als jouw leveranciers of klanten deze nog niet kunnen verwerken. Daarom adviseert Simonse & Geus bedrijven om nu al in gesprek te gaan met hun partners.  

Tip: Vraag je leveranciers en klanten of ze klaar zijn voor e-invoicing en moedig ze aan om de overstap te maken. Samenwerken maakt het proces voor iedereen een stuk eenvoudiger. 

5. Begeleid je medewerkers

Vergeet niet dat ook jouw medewerkers moeten wennen aan het nieuwe systeem. Het is belangrijk dat zij goed weten hoe ze e-facturen kunnen versturen en verwerken. Wij helpen ondernemers en hun teams om de overstap naar e-invoicing soepel te laten verlopen, zodat iedereen goed voorbereid is. Met de juiste ondersteuning zorg je ervoor dat de overgang zonder problemen verloopt en de kans op fouten minimaal is. 

Conclusie: Begin nu met de voorbereidingen 

ViDA en e-invoicing zijn geen verre toekomstmuziek meer; de verplichtingen komen sneller dan je denkt. België voert de regels al in 2026 in, terwijl Nederland in 2028 volgt. Het lijkt misschien nog ver weg, maar de tijd om te handelen is nu. Zoals ik altijd zeg tegen de ondernemers die ik begeleid: hoe eerder je begint, hoe groter de voordelen. 

Door nu al te zorgen dat je software is aangesloten op Peppol, je systemen gereed zijn voor e-invoicing, en je andere administratieve processen automatiseert, creëer je niet alleen een efficiënter facturatieproces, maar ook een sterkere basis voor je bedrijf. Vergeet niet samen te werken met je leveranciers en klanten om ervoor te zorgen dat iedereen in de keten klaar is voor de overstap, en begeleid je medewerkers goed, zodat zij soepel kunnen werken met de nieuwe systemen. 

Wil je hulp bij de implementatie van e-invoicing of heb je vragen over de overgang naar ViDA? Bij Simonse & Geus staan we klaar om je stap voor stap te begeleiden, van het aansluiten op Peppol tot het voorbereiden van je team.  

Het moment om te starten is nu – wacht niet tot de deadline voor de deur staat!